La Posta Elettronica Certificata è simile alla posta elettronica tradizionale con in più alcune caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione che rendono i messaggi opponibili a terzi.
Queste caratteristiche sono indicate nel Decreto del Presidente della Repubblica numero 68 del 11 febbraio 2005, e nei documenti tecnici collegati:
- Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata
- Circolare numero 49 CNIPA del 24 novembre 2005
Questi tre documenti definiscono tutti gli aspetti del servizio PEC; le regole contenute garantiscono la validità del servizio e l'interoperabilità tra i diversi gestori di posta certificata.
Il Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 82/2005 modificato ed integrato dal Decreto Legislativo 235/2010) in vigore dal 1 gennaio 2006, ribadisce ulteriormente il valore legale della Posta Elettronica Certificata come strumento di trasmissione telematica; ulteriori approfondimenti sull'evoluzione, la normativa e le regole della PEC sono disponibili nella sezione dedicata del sito DigitPA (ex CNIPA).
Il decreto legge n. 185 del 29/11/2008 convertito nella legge n. 2 del 28/01/2009 prevede che i Liberi professionisti (iscritti in Albi o Elenchi) debbano dotarsi di PEC entro il 28/01/2010; per le imprese questo termine è il 28/01/2012.
Negli ultimi anni alcune direttive governative hanno indicato la PEC come strumento di primaria importanza per le Pubbliche Amministrazioni.
L'utilizzo della PEC si sta diffondendo molto rapidamente anche in molti altri settori in quanto permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e si può usare anche per l'inoltro di comunicazioni che attestino l'invio ma non richiedano la certificazione della consegna (ad esempio le fatture):
- Invio di ordini, contratti, fatture
- Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
- Inoltro di circolari e direttive
- Gestione delle comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni articolate o a "rete" (franchising, agenti, eccetera)
- Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow.
Caratteristiche principali della posta certificata
Una trasmissione può essere considerata posta certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono entrambe caselle di posta elettronica certificata, altrimenti il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste (per esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna).
Accesso e identificazione
L'identificazione può avvenite tramite user e password oppure tramite certificati digitali.
Falsificazione di identità: CPmail assicura che il mittente utilizzi come indirizzo esclusivamente il proprio indirizzo, contrariamente a quanto avviene per la posta elettronica normale dove si può modificare l’indirizzo del mittente con estrema facilità.
Certificazione dell'invio
Quando si invia messaggio da una casella di posta certificata si riceve dal proprio provider di una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore, che attesta il momento della spedizione ed i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC.); le informazioni sono disponibili sia in formato testo sia in formato xml.
Integrità del messaggio
Il gestore di posta elettronica certificata del mittente crea un nuovo messaggio, ciamato busta di trasporto, che contiene il messaggio originale e i principali dati di spedizione; la busta viene firmata dal provider, in modo che il provider del destinatario possa verificarne l’integrità.
L'integrità del messaggio, è garantita dal fatto che mittente e destinatario sono obbligati ad utilizzare la casella di PEC solo tramite protocolli sicuri.
Certificazione della consegna
Un messaggio di posta elettronica certificata viene consegnato nella casella del destinatario all’interno della sua "busta di trasporto". Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna, un messaggio email, firmato dal gestore che attesta la consegna, la data e ora di consegna e il contenuto consegnato.
il costo del servizio casella PEC è di 40,00€/anno
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